LINEで動くタスク管理AI
社長の一日を自動で整理する仕組み

細かい仕組みの話に入る前に、結論からお伝えします。私たちが社内でLINE経由で自動化しているのは、主に4つです。

特別なアプリを新しく覚える必要はありません。私たちが普段から開いているLINEの中で、すべて完結しています。次の章から、それぞれどう動いているかを具体的な手順でお伝えします。

タスク管理の専用アプリは、世の中にたくさんあります。それでも私たちは、LINEを土台に選びました。理由は単純です。すでに毎日、何度も開いているアプリだからです。

新しいアプリを入れても、開く習慣がなければ、情報は届いていないのと同じです。通知が来ても、見ないまま溜まっていきます。一人経営者や少人数の会社ほど、この「見ない」がそのまま抜け漏れになります。

私たちも、以前はタスク管理専用のアプリを試したことがあります。最初の数日は開いていましたが、忙しくなるにつれてアプリを開く手順そのものを忘れるようになり、気づけば更新が止まっていました。アプリの機能が悪かったわけではありません。開く場所が、普段の動線の外にあったことが原因でした。

LINEなら、開く手間がありません。届いた瞬間に目に入ります。専用の管理画面にログインする必要もなく、移動中でも外出先でも、スマホひとつで確認できます。

私たちが大事にしたのは、便利な機能を増やすことより、続けられる形にすることでした。続かない仕組みは、結局どんな高機能でも使われなくなります。

ここからは、実際の中身を手順に沿って書きます。難しい技術の話ではなく、日々の運用そのものです。

ステップ1．LINEに投げるだけでタスクになる

思いついたことを、その場でLINEに送ります。「〇〇さんに見積もりを送る」「来週の広告レポートをまとめる」というように、メモ感覚で入力するだけです。フォーマットを揃える必要はありません。普段の話し言葉のまま送っています。

以前は、頭に浮かんだタスクをメモ帳・LINEの個人チャット・カレンダーに、そのつど分散して書いていました。締切が近づいて初めて思い出す、ということも一度や二度ではありません。いまは思いついた瞬間に一言送るだけで済むので、書く場所に迷うことがなくなりました。

ステップ2．AIが内容を仕分けて優先順位をつける

送ったメッセージは、AIが読み取ります。「今日中」「至急」といった言葉が入っていれば優先度を上げ、日付や「来週」「月末」といった期限の言葉が入っていれば締切として登録します。期限がはっきり書かれていないメモは、「いつかやる」の棚に分類し、毎日の予定整理には出さないようにしています。

ここを分けずに全部を一覧に出すと、緊急でないメモまで毎朝並んでしまい、本当に急ぐタスクが埋もれます。仕分けの一手間を仕組みに任せることで、この埋もれを防いでいます。

ステップ3．優先順位順に並んで返ってくる

仕分けが終わると、AIが優先順位をつけた状態でタスク一覧を返します。締切が近い順、緊急度が高い順に並び替えられているので、上から順にこなすだけで、次に何をやるかで迷う時間が減ります。

ステップ4．締切前に自動でリマインドが来る

タスクには、それぞれ期限を持たせています。期限が近づくと、AIが自動で知らせます。ポイントは、締切当日ではなく、余裕を持ったタイミングで知らせることです。人の記憶に頼ると、締切は「忘れた頃に思い出す」ものになりがちです。仕組みで先回りしてリマインドすることで、直前に慌てる回数が減りました。

ステップ5．繰り越しと夜の振り返り

その日にやりきれなかったタスクは、消えてなくなるわけではありません。翌朝の予定整理に、自動で繰り越されます。手でリストを書き直す必要はありません。

さらに夜には、朝に立てた予定と、実際にやったことを突き合わせる時間を作っています。ズレがあれば、そのまま放置せず、次の日のタスクの組み方に反映します。この積み重ねが、タスク組みの精度を少しずつ上げてくれています。

この仕組みを育てていく中で、私たちも何度かつまずきました。実際に見つけた3つと、その対処法を共有します。

同じ仕組みを一から作らなくても、考え方だけ取り入れることはすぐにできます。専門知識がなくても、以下の手順どおりに進めれば迷いません。

この3つを整えるだけでも、思いついたことをどこに書けばいいか迷う時間はなくなります。AIによる自動仕分けやリマインドは、この土台のうえに少しずつ足していけば十分です。

この仕組みは、大きな開発チームや特別な予算がなければ作れないものではありません。構造はいたって単純です。カレンダーとタスクの情報を、AIが読み取り、LINEに送る。それだけです。

私たちOne Ismは、2023年7月設立、資本金100万円というごく小さな会社です。それでも社内のタスク管理をこの仕組みで回せているのは、規模の大きさが条件ではないからです。

LINEの企業向けアカウントは、小規模な使い方であれば無料の範囲から始められます。ゼロから業務システムを開発するのに比べると、負担ははるかに小さくなります。

私たちも、最初から全部を作ったわけではありません。まず朝の予定整理だけを自動化し、慣れてから仕分け・締切のリマインド、繰り越しの仕組みと、少しずつ足していきました。小さく始めて、使いながら育てる。これは、私たちが地方の現場で大事にしている考え方と同じです。

自社で運営する旅館の現場でも、同じ考え方で人手の少なさを補っています。人手が限られている地方の小さな会社ほど、こうした仕組みの恩恵は大きいと感じています。一人で抱えている予定と締切を、AIに肩代わりしてもらう。それだけで、判断に使える時間が増えます。

LINEでのタスク管理は、専用アプリより不便になりませんか。

私たちの実感としては、逆です。新しいアプリを開く手間がないぶん、続けやすくなりました。普段から見ているLINEに情報が届くので、確認を後回しにしにくくなります。

導入には、どのくらいの期間がかかりますか。

仕組みの規模によりますが、私たちは小さく始めました。まず朝の予定整理だけを自動化し、慣れてから締切管理・繰り越しの仕組みを足しています。最初から完成形を目指す必要はありません。

専門のエンジニアがいなくても作れますか。

作れます。私たちも、特別に大きな開発チームを抱えているわけではありません。既存のカレンダーやタスクの情報をAIが読み取り、LINEに送るという単純な構造です。地方の小さな会社でも再現できると考えています。

AIが仕分けや優先順位を間違えたらどうすればいいですか。

一言返信するだけで訂正できるようにしています。「これは来週でいい」のように送ると優先度が変わり、その内容は次の判断にも反映されます。完璧な自動化を目指すより、訂正しやすい仕組みにすることを優先しました。

通知の頻度は調整できますか。

できます。私たちは朝の予定整理と締切直前の2回に絞っています。通知を増やしすぎるとかえって見なくなることを実際に経験したので、いまの回数に落ち着きました。

個人のLINEと仕事の連絡が混ざりませんか。

仕事用のやり取りは、別のアカウントに分けています。普段使っているLINEアプリの中で、通知先だけを分けるイメージです。混ざる心配をせずに使えます。

こうした仕組みづくりの相談だけでもいいですか。

はい、大丈夫です。導入するかどうかを決めていない段階のご相談も承っています。私たち自身が社内で運用している実感をもとにお話しします。