これから数字管理を始めたい。まだ何のツールも入れていない。そう感じている事業者へ向けて書いています。私たちも、最初から仕組みがあったわけではありません。手作業のスプレッドシートから始め、少しずつ自動化していった過程を、正直に記録として残します。
結論を先にお伝えします。数字の見える化は、いきなり高度な仕組みから始める必要はありません。
ここから先は、私たちがどこから始め、最初の表を実際にどう作り、何から手をつけ、どこでつまずき、どう時間をかけていったかを、順番に書きます。
私たちは2023年7月に設立した会社です。資本金100万円、代表は大橋祐哉。設立当初から、創業140年の旅館を自社で運営しています。全9室の小さな宿です。
自社で旅館を運営しているのには理由があります。私たちが掲げているのは「自社で旅館を運営する→型を他の宿へ広げる→地方の若者に挑戦の場をつくる→宿から地域全体へ広げる」という4段階のビジョンです。他の宿に提案する前に、まず自分たちの宿で数字を見える化し、結果を出す必要がありました。よそで通用するかどうかも分からない方法を、人にすすめるわけにはいきません。
事業承継した当初、数字を見る仕組みは何もありませんでした。売上がいくらだったか、予約が何件入ったか。知りたいときは、予約台帳や領収書を、そのつど見返していました。振り返るたびに時間がかかり、正確な数字を出すだけで一苦労でした。
数字がない状態で判断していたのは、感覚と経験だけでした。今日は忙しかった、先月より部屋が埋まっている気がする。そうした肌感覚だけで、広告を増やすか減らすかを決めていた時期もあります。振り返ると、根拠のない判断がどれだけ多かったかに気づきます。
最初に用意したのは、表計算ソフトの、ただの1枚の表です。日付と、その日の売上だけを書く。それだけでした。特別な機能は、何も使っていません。
正直に言うと、始めた当初は、続くかどうか分かりませんでした。忙しい日は、書き忘れることもありました。それでも、書ける日に書く、を繰り返しました。
「スプレッドシートから始める」と言っても、何をどう作ればいいのか分かりにくいと思います。私たちが最初に作った表は、次の手順で作りました。難しい機能は、ひとつも使っていません。
この4つだけで、最初のスプレッドシートは十分に機能します。特別なテンプレートも、有料のツールも使っていません。表計算ソフトに最初から入っている機能だけで足ります。
すべての数字を一度に管理しようとすると、たいてい続きません。私たちは、まず1つに絞りました。
振り返ると、順番を間違えなかったことが大きかったと感じています。最初から全部を並べようとしていたら、途中でやめていたと思います。
Before/Afterで比べると、積み上げの意味が分かりやすくなります。
ここまで順調に進んだように書きましたが、実際にはつまずいた場面もあります。同じところで止まる方が多いと思うので、私たちが経験した3つを、直し方とあわせて共有します。
手作業を続けるうちに、「毎回同じ手順を繰り返している」と気づく部分が出てきます。私たちは、そこから初めて自動化を考えました。
使ったのは、追加の費用がかからない自動化ツールです。大がかりなシステムを新しく入れたわけではありません。使っていたスプレッドシートを土台に、面倒だった部分だけを置き換えていきました。この仕組みの中身については、関連記事「無料の自動化ツールだけで作った、広告と予約の見える化」に詳しく書いています。
同じ積み上げ方は、旅館以外の案件でも使っています。あるスクール事業では、広告費46万円に対して月商387万円という成果が出ていますが、この裏側にも、日々の数字を1つずつ積み上げて見る仕組みがありました。北海道のホテル案件では、支援を始めた時点で数字管理の仕組みがほとんどなく、同じようにまず売上を1つのシートに記録するところから始めています。1年で売上は約6倍まで伸びました。自社の旅館で作った型を、他の案件にもそのまま当てはめられることを、実際に確認できたということです。
ここまでの過程を、時系列でまとめます。特別に早く進めたわけではありません。
この積み重ねの先に、売上・前年同月比240%、最高月商1,100万円という数字があります。広告費月額30万円の月で、最高ROAS1,200%を超えた月もありました。SNSの総フォロワーは3万人を超えています。仕組みが先にあったから数字が伸びたのではなく、数字を見続けたことが、次の一手につながったと感じています。
いま振り返ると、遠回りに見える手作業の期間こそ、何を見るべきかを見極める時間になっていました。最初から自動化していたら、見るべき数字を選び違えていたかもしれません。
まずは1つの表にまとめることから始めるのをおすすめします。売上でも予約数でも構いません。毎日1つの数字を、決まった場所に書き続けるところが出発点です。
はい、大丈夫です。私たちも、最初はツールを何も入れていませんでした。表計算ソフトだけで、手作業から始めています。ツールは後から足せます。
いいと思います。むしろ、いきなり自動化を目指さないほうがいいと私たちは考えています。まず手作業で数字を見る習慣を作り、面倒に感じた部分から自動化するほうが、遠回りに見えて確実です。
私たちの場合、手作業の期間だけで数か月かかりました。そこから少しずつ自動化を進め、今の形になるまでには、さらに時間をかけています。会社によって前提が違うため、期間は一概には言えません。
埋めないことをおすすめしています。記憶を頼りに埋めると、数字がずれて、月末の比較が狂います。空欄のまま進めて、次の日からまた続けるほうが、結果として正確です。
はい、ご相談いただけます。いま何を手作業でやっているかをお聞きしたうえで、どこから手をつけるべきか、一緒に整理します。
数字管理をこれから始めたい、まず何からやればいいか分からない。そうしたご相談を承っています。手作業から自動化まで、私たち自身がたどった順番をもとにお話しします。データ基盤・ダッシュボード構築のくわしい説明は「サービス紹介」のページをご覧ください。
ご相談は無料です。1営業日以内にご返信します。無理な営業はしません。